หากเอ่ยถึงโปรแกรม Microsoft Office ก็เชื่อว่าผู้ประกอบการหลายท่านคงจะรู้จักกันดี เพื่อการจัดการงานด้านเอกสารแล้วซอฟต์แวร์ตัวนี้ถือเป็นสิ่งจำเป็นมาก ๆ เรียกได้ว่า หากคอมพิวเตอร์ตัวใดไม่มีโปรแกรมนี้อยู่ในเครื่อง พนักงานก็แทบจะทำงานไม่ได้กันเลยทีเดียวครับ และแม้ราคาค่าสิขสิทธิ์จะสูงเพียงใด เจ้าของกิจการก็ต้องกัดฟันทนยอมที่จะควักกระเป๋าสตางค์จ่ายเพื่อที่จะมีไว้ใช้และจะได้ไม่ต้องมีปัญหายุ่งยากกับเจ้าของลิขสิทธิ์ภายหลัง
Google Documents หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อ Google Docs เป็นอีกหนึ่งบริการออนไลน์ของ Google Inc. (Google.com) ที่จะทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการเอกสารได้เหมือนกันกับโปรแกรม Microsoft Office ซอฟต์แวร์จัดการงานด้านเอกสารยอดฮิตนั่นเองครับ เพียงแค่ผู้ใช้งานมีอีเมลแอคเคานต์ (หรือบัญชีผู้ใช้อีเมล) ของ Gmail แล้วทำการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เท่านี้ก็สามารถทำงานด้านเอกสารด้วยบริการ Google Docs ได้แล้วล่ะครับ
แม้ความนิยมใช้งาน Google Docs ในบ้านเราจะยังมีให้เห็นไม่มากนัก อาจเป็นเพราะผู้ใช้งานยังคุ้นเคยอยู่กับ Microsoft Office กอปรกับพื้นที่ในบ้านเราอินเทอร์เน็ตมีความเร็วต่ำ แต่ในต่างประเทศ Google Docs ถูกนำมาใช้งานในเชิงธุรกิจกับบริษัทหรือองค์กรทั่วโลกกว่า 5 ล้านราย (ที่มา: http://www.google.com/enterprise/apps/business/customers.html)
จุดเด่นของ Google Docs ไม่ได้มีเพียงความสามารถด้านการสร้างไฟล์เอกสารเท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์ที่ทำให้เจ้าของไฟล์สามารถที่จะอนุญาตให้คนอื่น ๆ เช่น ทีมงาน สามารถเข้ามาทำการพิมพ์หรือแก้ไขไฟล์เอกสารไปพร้อม ๆ กันได้ ทั้งยังมีรายงานแจ้งให้เราทราบด้วยนะครับว่าใครได้แก้ไขอะไร ส่วนไหนของไฟล์เอกสารไปบ้าง เรียกได้ว่าเป็นการระดมมันสมองของทีมงานมาร่วมกันสร้างเอกสารที่ดีที่สุดก็คงจะไม่ผิดนัก ด้วยฟีเจอร์ตรงนี้ Google Docs จึงได้ใจผู้ใช้ที่เป็นบริษัท องค์กร หรือหน่วยงานไปแบบเต็มๆ
ข่าวดีก็คือ บริการ Google Docs เปิดให้เราใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายครับ เพียงแค่เรามีอีเมลแอคเคานต์ Gmail (@gmail.com) โดยไปสมัครใช้งานได้ง่าย ๆ ที่ http://www.gmail.com และเมื่อมีอีเมลแอคเคานต์แล้วก็ให้เข้าไปที่ http://docs.google.com ทำการ Sign in ก็จะเข้าสู่บริการ Google Docs ได้แล้ว
จุดเด่นของบริการ Google Docs
- เป็นบริการที่มีความสามารถในการจัดการเอกสารได้หลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเวิร์ด, สเปรดชีต, งานนำเสนอ, ภาพวาด และสร้างแบบฟอร์ม
- มีฟีเจอร์สำหรับใช้งานหรือทำงานร่วมกันกับทีมงานแบบเรียลไทม์ (Real time) ได้ โดยที่เจ้าของไฟล์จะทำการคัดเลือกผู้ที่จะให้เข้าถึงไฟล์งานด้วยการป้อนอีเมลแอคเคานต์ของสมาชิกในทีมงาน ซึ่งผู้ที่ได้รับคัดเลือกก็จะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์เอกสาร ดูและแก้ไขไฟล์เอกสารได้พร้อมกันหลาย ๆ คน ทั้งยังมีข้อมูลรายงานให้ทราบด้วยว่าในขณะนั้นมีใครเข้ามาดูบ้าง หรือใครได้ทำการแก้ไขเอกสารจุดไหน เวลาใดบ้าง เพื่อที่จะได้ติดตามงานได้ถูกต้อง
- สนับสนุนไฟล์เอกสารที่ทำมาจากโปรแกรม Microsoft Office ทั้ง Microsoft Word, Microsoft Excel และMicrosoft PowerPoint และยังสนับสนุนไฟล์เอกสารจากโปรแกรม Open Office ซึ่งเป็นฟรีซอฟต์แวร์จัดการเอกสารแบบโอเพ่นซอร์ส หากผู้ใช้งานอัพโหลดไฟล์เอกสารที่ทำจาก Microsoft Office หรือ Open Office จากคอมพิวเตอร์ขึ้นไปบนบริการ Google Docs ก็จะสามารถทำการดูและแก้ไขได้ทันทีครับ
- สามารถบันทึกไฟล์งานเก็บไว้บนเว็บบริการเสริม Google Drive ได้ โดยบริการนี้เปรียบเสมือนฮาร์ดดิสก์ออนไลน์ที่จะทำให้เราจัดเก็บข้อมูลไว้บนเว็บได้โดยไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เดียว ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้งานไฟล์เอกสารของตนได้สะดวกในทุก ๆ ที่ที่มีอินเทอร์เน็ต
- เป็นบริการที่เปิดใช้งานได้ฟรี โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ เว้นแต่จะยกระดับการใช้งานไปเป็น Solution สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก
- มีทูล (Tools) หรือเครื่องมืออำนวยความสะดวกสำหรับจัดเอกสาร ที่ใช้งานง่ายและคล้ายคลึงกับโปรแกรม Microsoft Office ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่ายขึ้น
- ไฟล์เอกสารมีความปลอดภัยสูง โดยเฉพาะปลอดภัยจากการโจมตีของไวรัสคอมพิวเตอร์ หรือ มัลแวร์
- สนับสนุน Mobile Device และ Tablet โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับอุปกรณ์ที่มีระบบปฏิบัติการ Android
เชื่อว่าจากนี้ไป Google Docs จะถูกพัฒนาให้มีความสามารถมากขึ้น ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากจำนวนผู้ใช้บริการที่มากขึ้น จึงมีความเป็นไปได้สูงว่าในอนาคตหลายบริษัทจะนำบริการนี้เข้ามาใช้งานแทนซอฟต์แวร์จัดการเอกสารตัวเดิมที่มีค่าลิขสิทธิ์ที่แสนจะแพง ทั้งผู้ใช้งานยังสามารถที่จะเข้าถึงไฟล์งานเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์สื่อสารที่หลากหลายผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องมาเสียเวลาเข้าออฟฟิศเปิดคอมพิวเตอร์ใช้งานกันเหมือนสมัยก่อน
