ยุคนี้สมัยนี้หากผู้บริหารท่านใดยังเลือกวิธีเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกแบบเดิมๆ ไม่ว่าจะเป็น แผ่น CD/DVD, Flash Drive หรือแม้แต่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ก็เห็นทีจะไม่ทันการเสียแล้ว เพราะด้วยความก้าวหน้าของอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงทำให้ในปัจจุบันเกิดผู้ให้บริการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลไว้บนอินเทอร์เน็ตที่ทำให้การจัดเก็บโอนย้ายถ่ายเทข้อมูลได้สะดวกกว่าและปลอดภัยกว่าเดิม แม้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่เป็นกิกะไบต์ก็สามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย บริการนี้เรียกกันว่า “Cloud Storage” นั่นเอง
ปัจจุบันมีเว็บไซต์ผู้ให้บริการ Cloud Storage อยู่มากมาย ส่วนใหญ่แล้วจะเปิดให้ใช้งานได้ฟรี ที่แม้จะมีข้อจำกัดอยู่บ้างแต่ก็น่าจะเพียงพอต่อการใช้งานทั่วไป หากมีความพึงพอใจและต้องการได้รับบริการพิเศษมากขึ้นกว่าเดิม เช่น ขนาดพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ที่มากขึ้น ความสามารถในอัพโหลดหรือดาวน์โหลดไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้น ก็สามารถที่จะจ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี แล้วแต่ข้อตกลงของผู้ให้บริการ Cloud Storage ของแต่ละเว็บไซต์
หากเอ่ยชื่อเว็บไซต์ผู้ให้บริการ Cloud Storage บางเว็บไซต์หลายท่านคงคุ้นเคยกันดี ซึ่งบริการเก็บไฟล์บนอินเทอร์เน็ตอาจเป็นส่วนหนึ่งที่ผูกโยงเข้ากับบริการหลัก ทั้งนี้ ในปัจจุบันมีผู้ให้บริการ Cloud Storage อยู่มากมายซึ่งก็มีเงื่อนไขและข้อเสนอที่แตกต่างกันไป ในที่นี้จะแนะนำผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือและมีผู้ใช้งานมากที่สุดเป็นลำดับต้นๆ ได้แก่ Google Drive, SkyDrive, Dropbox และ iCloud
Google Drive เป็นบริการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลไว้บนอินเทอร์เน็ตของ Google.com เจ้าเก่าเจ้าเดิม ด้วยขนาดพื้นที่สำหรับจัดเก็บไฟล์ฟรีๆ ถึง 5 GB พร้อม Google Apps ซอฟต์แวร์บนเว็บเพื่อช่วยงานด้านเอกสารคล้ายกันกับโปรแกรม Microsoft Office สำหรับผู้ที่มีแอคเคาท์ Gmail อยู่แล้วก็สามารถที่จะใช้งานได้ทันที
SkyDrive บริการ Cloud Storage จากยักษ์ใหญ่ Microsoft จุดเด่นอยู่ที่พื้นที่จัดการเก็บไฟล์ขนาด 7GB (และ 25GB สำหรับสมาชิกเก่า) ถือว่าเยอะที่สุด SkyDrive ยังมี Office Web App ที่จะทำให้ผู้ใช้สามารถสร้าง/แก้ไขไฟล์เอกสารจาก Microsoft Office ได้สะดวกมาก
Dropbox เป็นอีกหนึ่งผู้ให้บริการ Cloud Storage ที่มีผู้ใช้มากที่สุดติดอันดับต้นๆ ของโลก แม้เบื้องต้นจะให้พื้นที่ฟรีเพียง 2GB แต่สามารถอัพได้ถึง 5GB ในภายหลัง สามารถรองรับระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย (ยกเว้น Windows Phone) จุดเด่นอยู่ที่การใช้งานค่อนข้างง่าย ทั้งยังสามารถ Share with anyone ได้อีกด้วย
iCloud สำหรับสาวก Apple ที่ใช้เครื่องแมคฯ (Mac OS) iCloud ให้พื้นที่จัดเก็บไฟล์ข้อมูลฟรีถึง 5GB ซึ่งนอกจากผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ด้วยเครื่องแมคแล้ว ยังสามารถเข้าใช้ iCloud ผ่านระบบปฏิบัติการ iOS (iPhone และ iPad) ได้อีกด้วย ในเบื้องต้น iCloud จัดเก็บไฟล์ได้ไม่กี่ประเภท แต่ผู้ใช้ iCloud ก็สามารถที่จะเก็บไฟล์เอกสารได้ เพียงแต่ต้องซื้อซอฟท์แวร์ iWork App เพิ่ม
ทั้งนี้ เพื่อให้ได้ประโยชน์จากบริการ Cloud Storage อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็มีข้อพิจารณาในการเลือกสรรบริการดังนี้
- ปริมาณความจุหรือพื้นที่ในการเก็บไฟล์ (Capacity) แน่นอนว่าข้อเสนอเรื่องขนาดพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลคือตัวเลือกหลักที่ผู้ใช้จะนำมาช่วยในการตัดสินใจเลือกใช้บริการ Cloud Storage เป็นอันดับแรก ผู้ให้บริการใดให้พื้นที่เก็บข้อมูลได้มากที่สุดก็ควรจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- สนับสนุนระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ เนื่องจากคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้มีการติดตั้งระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกัน ดังนั้น ก่อนที่จะพิจารณาเลือกใช้บริการ Cloud Storage จากผู้ให้บริการใดก็ควรพิจารณาถึงอุปกรณ์ (Device) ที่เราใช้อยู่เสียก่อน
- รองรับการเก็บไฟล์ได้หลายประเภท เว็บไซต์ที่ให้บริการ Cloud Storage บางเว็บไซต์รองรับประเภทของไฟล์ข้อมูลได้ค่อนข้างหลากหลายไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพ ไฟล์เอกสาร ไฟล์วิดีโอ ไฟล์บีบอัด (Zip) หรือแม้แต่ไฟล์เสียง แต่บางที่ก็รับได้เฉพาะไฟล์บางประเภท
- ใช้งานง่าย เมื่อได้ทดลองใช้งาน ผู้ใช้ควรจะรู้สึกสะดวกง่ายดาย เหมือนกับการจัดเก็บข้อมูลลงในสื่อบันทึกแบบที่คุ้นเคย เช่น FlashDrive หรือ External Hard Disk Drive แม้การจัดเก็บข้อมูลจะดูช้ากว่าบ้าง แต่ก็ควรจะแสดงสถานะการใช้แบบพื้นฐานให้ผู้ใช้ทราบ
- มีฟีเจอร์ Share with anyone ที่จะทำให้เราสามารถแชร์ไฟล์ให้กับใครต่อใครที่ต้องการสามารถดาวน์โหลดไฟล์ไปใช้งานได้ แม้คนเหล่านั้นจะไม่ได้ใช้ Cloud Storage แบบเราก็ตาม
- มี Applications ช่วยในการจัดการไฟล์ โดยปกติผู้ให้บริการ Cloud Storage แทบทุกที่จะเปิดให้ใช้บริการได้โดยตรงผ่านโปรแกรมท่องอินเทอร์เน็ตหรือเว็บเบราเซอร์ (Web Browser) ได้อยู่แล้ว และเพื่อความสะดวกยิ่งขึ้นผู้ให้บริการ Cloud Storage จึงได้พัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับอัพโหลดดาวน์โหลดไฟล์ (หรืออัพเดตเปลี่ยนแปลงไฟล์) บน Cloud Storage แบบอัตโนมัติหรือที่เรียกกันว่าซิงโครไนท์ (Synchronize) นั่นเอง
อย่างไรก็ตาม ข้อมูลรายละเอียดและเงื่อนไขการให้บริการของผู้ให้บริการ Cloud Storage แต่ละที่นั้นอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ในอนาคตผู้ใช้ควรศึกษาข้อมูลอัพเดตล่าสุดก่อนที่จะตัดสินใจใช้บริการ ทั้งนี้ ก็เพื่อประโยชน์ที่จะได้รับอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยจากผู้ให้บริการ Cloud Storage นั่นเอง
