ความเดิมจากตอนที่แล้ว…
เตรียมความพร้อมรับ…ISO 9001:2015 พร้อมแนวทางปฏิบัติเพื่อขอการรับรอง (ตอนที่ 1)
จากตอนที่แล้ว ซึ่งกล่าวถึงกระบวนการขอการรับรองระบบคุณภาพ ISO 9001 ที่ออก Version ใหม่เมื่อปี 2015 เพื่อทดแทน Version 2008 ผู้เขียนสรุปใจความสำคัญของข้อกำหนดใหม่ที่ต่างจากเดิม และตีความเพื่อนำไปปฎิบัติ ดังนี้
ข้อกำหนดที่ 6 การวางแผน
การดําเนินการเพื่อระบุความเสี่ยง และโอกาส
เมื่อมีการวางแผนสําหรับระบบการจัดการคุณภาพ องค์กรต้องพิจารณาประเด็นเรื่องความเข้าใจองค์กร บริบทขององค์กร และข้อกําหนดต่างๆ ที่อ้างอิงจากข้อกําหนดที่ 4 ซึ่งกล่าวไปเมื่อตอนที่แล้ว
องค์กรต้องวางแผนสําหรับ :
- การดําเนินการเพื่อระบุความเสี่ยงและโอกาสเหล่านี้
- วิธีการที่จะควบรวมและประยุกต์ใช้กิจกรรมในกระบวนการของระบบบริหารคุณภาพ และประเมินประสิทธิผลของกิจกรรมเหล่านี้ทั้งนี้ กิจกรรมที่ใช้ระบุความเสี่ยงและโอกาส ควรอยู่บนความสมเหตุสมผลต่อแนวโน้มของผลกระทบต่อความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์และบริการ
วัตถุประสงค์คุณภาพ และการวางแผนเพื่อให้บรรลุ
องค์กรต้องจัดทําวัตถุประสงค์คุณภาพ ขยายผลลงไปในทุกส่วนงาน ทุกระดับ และกระบวนการที่จําเป็นในระบบบริหารคุณภาพ วัตถุประสงค์คุณภาพจะต้อง
- มีความสอดคล้องกับนโยบายคุณภาพ
- สามารถวัดได้
- มีความเกี่ยวข้องกับข้อกําหนดที่ประยุกต์ใช้
- มีความเกี่ยวข้องกับความสอดคล้องข้อกําหนดของผลิตภัณฑ์และบริการ และเพื่อเพิ่มระดับความพึงพอใจลูกค้า
- มีการติดตาม
- มีการสื่อสาร
- มีการปรับปรุงตามความเหมาะสม
- องค์กรต้องคงรักษาเอกสารข้อมูลของวัตถุประสงค์คุณภาพ
การวางแผนเปลี่ยนแปลง
เมื่อองค์กรต้องพิจารณาถึงความจําเป็นในการเปลี่ยนแปลงระบบบริหารคุณภาพ การเปลี่ยนแปลงจะต้องดําเนินการภายในแผนงานอย่างสมํ่าเสมอ
แนวทางปฎิบัติ
องค์กรต้องจัดทํา ตารางวิเคราะห์ความเสี่ยงเรื่องปัจจัยภายใน และโอกาสจากปัจจัยภายนอก (ข้อกําหนดที่ 4) วิเคราะห์ความเสี่ยงในผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กร และวิเคราะห์ความเสี่ยงกรอบข้อกําหนดทางคุณภาพ หากมีความเสี่ยงสูงจะต้องมี Action Plans
ข้อกำหนดที่ 7 การสนับสนุน
ทรัพยากร
ข้อกําหนดทั่วไป : องค์กรต้องพิจารณากําหนดและจัดให้มีทรัพยากรที่จําเป็นสําหรับการนําไปปฏิบัติ คงรักษาไว้และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในระบบบริหารคุณภาพ องค์กรต้องพิจารณา
- ความสามารถและข้อจํากัดของทรัพยากรภายในองค์กรที่มีอยู่
- ความจําเป็นในการเลือกใช้ผู้ให้บริการภายนอก
ความรู้ขององค์กร
องค์กรต้องพิจารณากําหนดความรู้ที่จําเป็นสําหรับการดําเนินกระบวนการและเพื่อให้บรรลุถึงข้อกําหนดของผลิตภัณฑ์และบริการ ความรู้เหล่านี้ต้องได้รับการจัดเก็บและมีครบถ้วนตามขอบเขตอย่างเพียงพอ เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงความต้องการและแนวโน้ม องค์กรจะต้องทบทวนความรู้ในปัจจุบัน และพิจารณาวิธีการทําให้ได้มา หรือเข้าถึงความรู้ส่วนเพิ่มเติม ให้มีความทันสมัย
หมายเหตุ:
1. ความรู้ขององค์กร คือ ความรู้เฉพาะขององค์กร ได้มาจากประสบการณ์ เป็นข้อมูลที่นํามา
ใช้และเผยแพร่เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
2. ความรู้องค์กรอยู่บนพื้นฐานของแหล่งภายในองค์กร (เช่น ทรัพย์สินทางปัญญา การเรียนรู้จากประสบการณ์ การเรียนรู้จากข้อผิดพลาดและความสําเร็จจากโครงการ การรวบรวมและการแลกเปลี่ยนความรู้ที่ไม่อยู่ในตําราและประสบการณ์ ผลจากการพัฒนากระบวนการ ผลิตภัณฑ์และบริการ)
แนวทางปฎิบัติ
องค์กรต้องจัดการอบรม นั่งพูดคุย ในส่วนของจุดที่สําคัญในองค์กรแล้วจัดทําเอกสารหรือสารสนเทศอื่นๆ แล้วสร้างช่องทางความรู้ในองค์กร เช่นอยู่ในเว็บไซต์ในองค์กร ทุกคนเข้าถึงได้โดยเฉพาะพนักงานใหม่ๆ
การสื่อสาร
สิ่งที่องค์กรต้องพิจารณาในการสื่อสารภายในและสื่อสารภายนอก ที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารงานคุณภาพ
การควบคุมเอกสารข้อมูล
- เอกสารข้อมูลที่จําเป็นในระบบบริหารจัดการคุณภาพ และมาตรฐานนานาชาติฉบับนี้ ต้องได้รับการควบคุม เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงพอและเหมาะสมในการใช้งานตามความจําเป็นในแต่ละกระบวนการและ ขั้นตอนได้รับการป้องกันอย่างเหมาะสม (เช่น เสี่ยงต่อการถูกเปิดเผย นําไปใช้อย่างไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน)สําหรับการควบคุมเอกสารข้อมูล องค์กรต้องดําเนินกิจกรรมต่อไปนี้ ตามความเหมาะสม โดยมีการแจกจ่าย การเข้าถึง การค้นหา และการนําไปใช้มีการจัดเก็บและการป้องกัน รวมถึงการดูแลรักษาให้เนื้อหาอ่านได้ง่าย ตลอดทั้งมีการควบคุมการเปลี่ยนแปลง (เช่น การระบุฉบับที่ของการแก้ไข) รวมถึงการกําหนดเวลาจัดเก็บ และการทําลาย
- เอกสารข้อมูลภายนอกที่องค์กรเห็นว่าจําเป็นสําหรับการวางแผนและการปฏิบัติของระบบบริหารคุณภาพ ต้องได้รับการชี้บ่งและควบคุมตามความเหมาะสม
- เอกสารข้อมูลภายนอกที่องค์กรเห็นว่าจําเป็นสําหรับการวางแผนและการปฏิบัติของระบบบริหารคุณภาพ ต้องได้รับการชี้บ่งและควบคุมตามความเหมาะสม
แนวทางปฎิบัติ
องค์กรต้องสร้างระเบียบปฎิบัติ โดยการจัดการเอกสารทั้งที่ได้จากภายนอก การเปลี่ยนแปลงเอกสารภายใน รวมถึงการแจกจ่ายเอกสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง โดยส่งผ่านจดหมายอิเล็กโทรนิค (e-Mail) และทําการแปลงเอกสารควบคุมนั้น ทําให้ไม่สามารถแก้ไขได้ ยกเว้นผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงและทําการตั้งรหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูลในระบบ
หมายเหตุ: การเข้าใช้ หมายถึง การกําหนดสิทธิ์ในการเข้าดูเอกสาร รวมถึงสิทธิ์ในการอ่าน และแก้ไขเอกสารข้อมูล เป็นต้น
ข้อกำหนดที่ 8 การผลิตและบริการ
ทรัพย์สินที่เป็นของลูกค้าหรือผู้ให้บริการภายนอก
องค์กรต้องดูแลทรัพย์สินที่เป็นของลูกค้าหรือผู้ให้บริการภายนอก ในขณะที่อยู่ภายใต้การจัดเก็บในองค์กร องค์กรต้องระบุทวนสอบ ป้องกัน และดูแลรักษาทรัพย์สินของลูกค้าหรือผู้ส่งมอบภายนอกเพื่อใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์และการบริการ ถ้าทรัพย์สินใดๆ ของลูกค้าหรือผู้ส่งมอบภายนอกเกิดการสูญหาย เสียหาย หรือพบว่าไม่เหมาะสมในการใช้งาน องค์กรต้องดําเนินการแจ้งลูกค้าหรือผู้ให้บริการภายนอกให้ทราบ และจัดทําเป็นเอกสารข้อมูลไว้
หมายเหตุ: ทรัพย์สินของลูกค้าหรือของผู้ให้บริการภายนอก อาจรวมถึงวัตถุดิบ ชิ้นส่วนย่อย เครื่องมือและอุปกรณ์ สถานที่ ทรัพย์สินทางปัญญาและข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อกำหนดที่ 9 กำรประเมินสมรรถนะ
การติดตาม ตรวจวัด วิเคราะห์และประเมินทั่วไป
องค์กรต้องพิจารณา:
- อะไรที่สําคัญในการตรวจติดตามและตรวจวัด
- วิธีการในการตรวจติดตาม ตรวจวัด วิเคราะห์และประเมินที่จําเป็น เพื่อให้มั่นใจถึงผลที่ถูกต้อง
- จะทําการติดตามและตรวจวัดเมื่อใด
- จะทําการวิเคราะห์และประเมินผลการติดตามและตรวจวัดเมื่อใด
องค์กรต้องทําการประเมินสมรรถนะคุณภาพและประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ และเก็บรักษาเอกสารข้อมูลที่จําเป็น ในฐานะหลักฐานของผลจากการดําเนินการความพึงพอใจลูกค้าองค์กรจะต้องเฝ้าติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระดับการรับรู้ของลูกค้าที่ลูกค้าต้องการ และความคาดหวังของลูกค้าได้รับการเติมเต็ม องค์กรจะต้องกําหนดวิธีการเพื่อที่จะให้ได้ข้อมูลเหล่านี้มาติดตามและทบทวน
หมายเหตุ: ยกตัวอย่างการเฝ้าติดตามความพึงพอใจของลูกค้า เช่น การสํารวจ การตอบกลับของลูกค้าหลังการส่งมอบสินค้า และ บริการ การประชุมกับลูกค้า การวิเคราะห์ส่วนแบ่งทางการตลาด ของสมนาคุณ คืนสินค้าในช่วงการรับประกัน และรายงานจากผู้จําหน่าย
การตรวจติดตามภายใน
องค์กรต้องดําเนินการตรวจติดตามภายใน ตามช่วงเวลาที่วางแผนไว้เพื่อให้มีข้อมูลของระบบบริหารคุณภาพ
แนวทางปฎิบัติ
องค์กรจะต้องจัดทําการตรวจติดตามภายใน ซึ่งต้องครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมดของ Version ใหม่นี้ และทําการตรวจสอบในหัวข้อของ Version เดิมควบคู่กันไป
จากการที่ผู้เขียนมีความเข้าใจว่าองค์กรมีความพร้อมทั้งบุคลากร การเตรียมการตรวจสอบภายในรวมถึงการจัดการประชุมประเมินสมรรถนะขององค์กรโดยผู้แทนฝ่ายบริหารแล้วนั้น อาจไม่เพียงพอที่จะรองรับการตรวจสอบใน Version ใหม่นี้ จึงต้องการนําประสบการณ์ที่มีค่านี้ มาแบ่งปันให้ผู้อ่านซึ่งอาจจะเป็นตัวแทนระดับบริหารและกําลังเตรียมตัวรับการเข้าตรวจประเมินรวมถึงต่ออายุระบบการบริหารคุณภาพในองค์กรตนเอง เพื่อเป็นประโยชน์และเพื่อการเตรียมตัวที่ดียิ่งขึ้นต่อไปในอนาคตและไม่หลงทางเหมือนกับที่ผู้เขียนประสบมา
ท้ายที่สุดนี้ ขอทิ้งสุภาษิตจีนว่า “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” ยังใช้ได้ในทุกสถานการณ์อย่างไม่มีวันเก่าแต่อย่างใด
EXECUTIVE SUMMARY
The process to get new certificate ISO 9001 version 2015 has been changed regulation and usage definition, for example, a strategy for KPIs should base on the impact of product and service’s consistency with the proper knowledges to operate and achieved the regulation goal of product and services. When the demand and tendency has been changed, the corporate must review its present knowledges and considering on the method to achieve or reach the additional knowledge while keeping it modernize all the time for example.
Due to the readiness of corporation’s human resources, internal audit and even hold the meeting to evaluate the capability of corporate by the executives won’t be enough for this new investigation. This article will prepare the entrepreneurs with better opportunities of readiness and keep them on a right track.
บทความที่เกี่ยวข้อง
